Der Umzug von einer in die andere Wohnung sollte rechtzeitig geplant werden. Das gilt vor allem dann, wenn nicht auf eigene Faust oder mithilfe von Verwandten, Bekannten und Freunden umgezogen wird, sondern wenn ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragt werden soll. Abgesehen von der Terminierung des Umzugstages selbst wird der Umzug in mehreren Stufen vorbereitet, und das Ergebnis ist dann der verbindliche Kostenvoranschlag als Grundlage für die endgültige Umzugskostenrechnung.
In einem ersten Ortstermin ermittelt der Auftragnehmer das ungefähre Volumen an Möbeln und Hausrat, das transportiert werden soll. Für die Ermittlung der Umzugskosten ist die Lage beider Wohnungen von Bedeutung. In welchem Stockwerk befinden sie sich, wie sind sie zugänglich, kann alles durch das Treppenhaus getragen, oder muss ein Schrägaufzug eingesetzt werden. Wie weit ist die Entfernung von der bisherigen zur zukünftigen Wohnung, müssen Halteverbotszonen eingerichtet respektive beantragt werden. Antworten auf iese und andere organisatorische Fragen haben indirekte Auswirkungen auf die tatsächlichen Umzugskosten. Kalkuliert werden die Umzugskosten in Mannstunden. Wenn der Auftraggeber eine bestimmte Stundenzahl vorgibt, muss der Auftragnehmer dementsprechend mehr Mitarbeiter einplanen; die Zahl der Mannstunden bleibt dadurch unverändert. Das ist dann eine Frage des Personaleinsatzes und der Personalressourcen.Auf die Höhe der Umzugskosten haben auch zusätzliche Dienstleistungen wie Demontage und Montage, Dübeln, Neumöbelaufbau sowie das Entsorgen von Packmaterialien Einlfuss. von den Kostenarten und deren Höhe her möglichst genau kalkulieren kann, benötigt er umfassende und genaue Informationen.
Ein separater Aspekt ist die Versicherung des Umzugsgutes. Auf der einen Seite steht der tatsächliche Wert, so wie ihn der Auftraggeber angibt, und dem gegenüber steht die begrenzte Haftungssumme des Umzugsunternehmens. Ergibt sich hier eine Unterversicherung, hat der Kunde die Möglichkeit, die Versicherung entweder über das Umzugsunternehmen aufzustocken, oder die verbleibende Differenz für die Grundhaftung selbst zu versichern. Je nach Entfernung zwischen den beiden Wohnstätten kann eine zusätzliche Transportversicherung angebracht sein. Sie beträgt einen bestimmten Promillewert vom angegebenen Wert des Umzugsgutes und wird ebenfalls vom Umzugsunternehmen vermittelt.Jeder seriöse Unternehmer wird deutlich darauf hinweisen, dass die Kalkulation der Umzugskosten das ist, was sie aussagt: eine Kostenermittlung, von der die tatsächlichen Kosten in einigen Bereichen abweichen können. Das gilt auf jeden Fall für die Zahl der Mannstunden. Deren Stundenpreis steht fest, während sich der Stundenaufwand erst während des Umzuges selbst ergibt. Auch hier gilt: je genauer die Angaben sind, umso genauer können die Mannstunden berechnet werden.
Bei der Auftragserteilung wird vor Umzugsbeginn ein vorher vereinbarter Teilbetrag fällig. Der Restbetrag wird nach Ende des Umzuges direkt vor Ort in bar kassiert – je nach Zufriedenheit des Kunden zuzüglich eines angemessenen Trinkgeldes für die Mitarbeiter des Umzugsunternehmens.